Teil 1: Die Basis. Do you speak Prompt?
Seit Copilot für Microsoft 365 auch für KMU verfügbar ist, besteht ein grosser Andrang auf den innovativen KI-Assistenten. Die Zukunft des Arbeitens wurde endlich der grossen Masse verfügbar gemacht und ermöglicht damit, nahtlos mit Unternehmensdaten in Microsoft 365 zu arbeiten.
Um einen besseren Einblick in die Möglichkeiten und den Mehrwert von Copilot zu bieten, möchten wir Ihnen in unserer Blogserie Anwendungsbeispiele aus der Praxis zeigen, mit denen Sie dank dem KI-Assistenten Zeit und Energie sparen können. Vorausgesetzt, Sie haben Copilot im Griff.
Um Copilot erfolgreich einzuführen, müssen ein paar Dinge beachtet und vorbereitet werden. Neben der Lizenzierung, der korrekten Bereitstellung der Daten und der nötigen Berechtigungen, steht und fällt die Einführung und spätere Anwendung mit der Schulung der Mitarbeitenden.
Die Lizenzierung
Die Copilot für Microsoft 365 Lizenz wird als Add-On auf bestehende Lizenzen aufgeschaltet. Für folgende Lizenzen ist Copilot für Microsoft 365 heute verfügbar:
- Microsoft 365 Business Standard/Premium
- Office 365 E3/E5, sowie A3/A5
- Microsoft 365 E3/E5, sowie A3/A5
Hier finden Sie die aktuellen Preispläne von Microsoft 365
Bereitstellung der Daten
Damit Copilot für Microsoft 365 mit Ihren Daten arbeiten kann, müssen diese auf der Microsoft 365 Umgebung abgelegt werden. Vorausgesetzt wird, dass E-Mail- und Kalenderdaten in Exchange Online, sowie Dokumente in Microsoft SharePoint, Teams und OneDrive gespeichert sind.
Berechtigungsstruktur überarbeiten
Mit Copilot können die lizenzierten Mitarbeitenden auf alle Daten zugreifen, zu denen sie berechtigt sind. Es ist daher wichtig, dass Sie eine klare und sichere Berechtigungsstruktur definieren, die den Mitarbeitenden nur Zugriff auf die Daten ermöglicht, die sie auch benötigen. Möglicherweise ist es notwendig, ein Datenklassifizierungsprojekt durchzuführen, um den Schutz von besonders sensiblen Daten oder Personendaten zu gewährleisten.
Schulung und Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden punkto Prompts
Das richtige Prompting ist eine Kunst, die gelernt werden soll. Denn Copilot liefert nur dann nützliche Antworten oder Resultate, wenn korrekt gefragt wird oder die Anweisungen beschrieben werden. Um Ihren Mitarbeitenden das richtige Prompting zu zeigen und zu lehren, sind Schulungen und Unterstützung unumgänglich. Erst wenn der Copilot für Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen richtig genutzt wird, wird die gewünschte Effizienzsteigerung erzielt und Ihr Einführungsprojekt ist erfolgreich.
Ein Prompt (in Deutsch Eingabeaufforderung) ist eine Aufforderung oder eine Anweisung, die Copilot klar aufzeigt, was von ihm erwartet wird. Copilot benötigt textbasierte Prompts, sprich die Eingabe von Text.
Prompts sind ein wichtiges Werkzeug für die Interaktion zwischen Mensch und Maschine. Richtig angewendet und eingesetzt, liefern Sie relevante Ergebnisse, welche die Effizienz steigern und einen effektiven Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeitende bieten.
Beim Prompting gibt es einige Punkte zu beachten, um die Qualität der Antworten zu steigern. Hier einige Tipps:
– Präzise sein. Geben Sie Copilot alle benötigten Informationen mit, welche für das Ergebnis relevant sind. Zum Beispiel, anstelle von «Schreibe mir eine Einladung für das Weihnachtsessen», verwenden Sie stattdessen «Schreibe eine Vorlage für eine Einladung zum Weihnachtsessen mit meinem Sales-Team. Folgende Daten müssen enthalten sein: Restaurant: Hirschen, Datum: 23.12.2024».
– Antworten eingrenzen. Geben Sie beim Prompting eine Eingrenzung mit, wie einen Zeitrahmen oder einen bestimmten Bereich, den Copilot durchsuchen soll. Zum Beispiel: «Beziehe dich nur auf E-Mails von Monty Frey im letzten Monat» oder «Priorisiere Antworten von der offiziellen Microsoft Website».
– Geben Sie Kontext mit. Kontext hilft Copilot zu erkennen, was das Ziel des Prompts ist. Daher kann es von Vorteil sein, zu erwähnen, wofür das Ergebnis verwendet werden soll. Zum Beispiel, «Erstelle mir eine Grafik basierend auf … für ein Verkaufsgespräch mit meinem Kunden aus der Branche xy».
– Geben Sie an, in welcher Form Sie das Ergebnis möchten. Um ein besseres Ergebnis zu bekommen, kann Copilot mitgegeben werden, was ausgegeben werden soll. Zum Beispiel «Zähle mir die Ergebnisse stichwortartig auf» oder «Stelle die Ergebnisse in einer Tabelle mit den Spalten «Kampagne», «Budget», «Erfolg in CHF», «ROI» dar.»
– Korrigieren und optimieren. Passen Sie den Prompt an, sollte das Ergebnis nicht wie erwartet ausfallen, und senden Sie ihn erneut
Die richtigen Prompts finden
Wie gesagt, Prompting muss gelehrt und geübt werden. Aber Copilot bietet auch hier Unterstützung. Wird ein neuer Chat mit Copilot gestartet, werden direkt Vorschläge für nützliche Prompts angezeigt. Diese können übernommen oder auch ergänzt werden.
Wem diese Prompts noch nicht reichen, kann unter «Eingabeaufforderungen anzeigen» («Prompts» hört sich auf Englisch wohl besser an), noch viele weitere Vorschläge anzeigen lassen.
Wir arbeiten seit einiger Zeit mit Copilot. Auch wir haben etwas Zeit gebraucht, um «die richtige Sprache zu schreiben». Aber mittlerweile unterstützt uns der KI-Assistent in diversen Bereichen. Und zwar nicht nur in der IT sondern vor allem auch bei alltäglichen und administrativen Arbeiten.
In unserer Serie werden wir Ihnen Anwendungen für einzelne Bereiche vorstellen. Denn Copilot für Microsoft 365 bietet effiziente Unterstützung in verschiedensten Abteilungen, wie dem Marketing, dem HR, dem Vertrieb und der Kundenberatung oder auch der Geschäftsleitung respektive der Finanzabteilung.
Neugierig? Schauen Sie in einer Woche wieder rein. Oder können Sie nicht warten und möchten eine Demo über die Effizienz von Copilot für Microsoft 365? Wir sind gerne für Sie da. Kontaktieren Sie uns via E-Mail, Telefon oder Linkedin.
