Eine klare Struktur hilft dem ganzen Team
Planen Sie ein Teammeeting zu einer fixen Tageszeit
Ein fest eingeplantes, kurzes Teammeeting am Morgen sorgt für einen motivierten Start in den Tag. Das Meeting darf (oder sollte sogar) auch persönliche Themen beinhalten, oder mindestens eine kurze Nachfrage wie es allen so geht. Sieht sich das Team über längere Zeit nicht mehr im realen Leben oder befindet man sich sogar gerade in einem sogenannten «Lockdown», helfen auch gemeinsame Kaffeepausen gegen das Gefühl, dass einem bald die Decke auf den Kopf fällt. Regelmässig One-on-One Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern sind ebenfalls sehr wichtig und werden empfohlen, um frühzeitig auf Probleme durch die veränderten Arbeitsbedingungen eingehen zu können.
Sorgen Sie für eine klare Aufgabenverteilung
Jeder Mitarbeitende sollte genau wissen, welche Aufgaben sie/er bis wann zu erledigen hat. Benutzen Sie dafür ein zentrales Taskmanagement Tool wie den in Teams integrierte Planner. Hängen Sie die benötigten Infos, PDFs, Links etc. direkt der entsprechenden Aufgabe an, sodass der Mitarbeiter die Aufgaben speditiv abarbeiten kann. Am besten erstellen Sie verschiedene Boards nach Themen. Sie können auch ein Board mit allgemeinen Aufgaben erstellen, die Sie nicht einer bestimmten Person zuweisen können. So können die Mitarbeiter – sollten sie die ihnen zugewiesenen Tasks bereits erledigt haben – selbstständig weitere Arbeiten übernehmen.
Benutzen Sie die Abwesenheitsnachrichten & Statusanzeige in Teams
Jeder braucht zwischendurch mal eine Pause und sollte dann auch die Geräte beruhigt zur Seite legen können. Benutzen Sie die automatischen Statusmeldungen in Teams, wissen Ihre Teamkollegen sofort, dass sie gerade nicht verfügbar sind.
Superschnell und einfach geht das übrigens über den Schnellzugriff mit “/”. Geben Sie dazu einfach ein “/” ins Suchfeld ein. Sofort erscheinen die wichtigsten Funktionen und Kurzbefehle auf einen Blick. Natürlich können Sie den Status auch wie gewohnt über Ihr Profil oben rechts anpassen.
Antwortzeiten definieren «Immer erreichbar, aber nicht immer ansprechbar».
Mit gemeinsam festgelegten Reaktionszeiten verhindert man die ständige Unterbrechung der Mitarbeitenden. Eine Möglichkeit wäre, die Reaktionszeit für Chatnachrichten in Teams auf 1h und für das Beantworten von Emails auf 24h festzulegen. Anrufen sollte man seine Teamkollegen möglichst nur auf Termin oder im Notfall. Viele Teams, zum Beispiel Programmierer, definieren auch gerne fixe Chat-Zeiten, während deren man sich austauschen kann. So kann man sich in der restlichen Zeit voll und ganz auf die Tasks konzentrieren.
Geschäftstelefone im Homeoffice beantworten
Auch hier gilt: Regeln schaffen Klarheit.
Wer beantwortet die eingehenden Anrufe auf die Geschäftsnummer? Oft empfiehlt es sich, dies gleich morgens beim Teammeeting festzulegen. So hat man die Möglichkeit, einzelne Mitarbeiter zu entlasten, die gerade unter Druck stehen. Zudem ist es sicher wertvoll, den Kalender der Teammitglieder morgens kurz zu prüfen, damit man weiss, wer wann für Telefonanrufe erreichbar ist.
Festnetznummer direkt in Teams integrieren
Bei der parallelen Nutzung von VoIP Telefonie-Lösungen und Teams ergeben sich gleich mehrere Probleme. Einerseits sieht man in Teams zwar den Beschäftigungsstatus der Kollegen – führen diese jedoch gerade ein Gespräch übers Festnetz, werden sie in Teams nicht als «besetzt» gekennzeichnet, obwohl sie gerade keine Anrufe entgegennehmen können. Gleiches Problem gestaltet sich auch umgekehrt – man befindet sich in einer Videobesprechung und gleichzeitig klingelt der Geschäftsanschluss, da man nicht als «besetzt» erkennbar ist. Für dieses Problem gibt es jetzt aber eine einfache Lösung: die Integration der VoIP Festnetznummer in Teams. Damit schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie können die gesamte Firmenkommunikation mit der in Teams integrierten virtuellen Telefonanlage zentral von einem Ort aus verwalten und senken zusätzlich noch Ihre Fixkosten.
Gerade für Ihr Sekretariat gibt es zusätzlich den direkt in Microsoft Teams integrierten Stratus Switchboard Vermittlerarbeitsplatz von Luware. Mit Funktionen wie Warteschleifen, Anwesenheitsstatus, schnelle Kalenderansicht der Mitarbeitenden und Drag & Drop Bedienung sind Ihre Mitarbeitenden auch im Homeoffice für telefonintensive Tage gerüstet. Weitere Informationen zu Teams Telefonie und Luware inkl. Vermittlerarbeitsplatz finden Sie auch hier.
Für einen professionellen Auftritt gegenüber den Kunden
Legen Sie eine Kleiderordnung fest, die zu ihrem Team passt
Ihre Mitarbeiter sollen sich morgens so kleiden, wie wenn sie ins Büro kommen würden. Dies erhöht nicht nur die Motivation und Produktivität, man hinterlässt auch einen professionellen Eindruck bei Videobesprechungen.
Professionelle Hintergründe für Videobesprechungen
Teams bietet die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund für Videoübertragungen festzulegen. Nutzen Sie dieses Feature für einen professionellen Firmenauftritt, indem Sie Ihren Mitarbeitenden passende Hintergründe mit integriertem Firmenlogo zur Verfügung stellen.
Sie möchten Office 365 und Teams gerne in Ihr Unternehmen integrieren?
Gerne nehme ich mir persönlich Zeit, um alle ihre Fragen zu klären. Melden Sie sich einfach via E-Mail nicolas.niedermann@entec.ch oder Telefon+41 (0)44 800 80 25 für eine Terminvereinbarung.
