Zeit ist in unserer schnelllebigen und produktiven Welt viel Wert. Jede Minute, die mit automatisierten Prozessen gespart werden kann, erleichtert uns den Alltag und ermöglicht es, die Zeit dem Kerngeschäft und den wirklich wichtigen Dingen zu widmen. Hier kommt Microsoft Power Automate ins Spiel. Damit lassen sich repetitive Geschäftsprozesse automatisieren, komplexe Workflows abbilden oder – in Kombination mit Microsoft Power Apps – sogar ganze Apps bauen.
Power Automate (ehem. Microsoft Flow) ist ein Bestandteil der Power Plattform von Microsoft, welcher es ermöglicht, automatisierte Workflows (sogenannte Flows) zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten von Microsoft 365 zu erstellen, um Aufgaben zu vereinfachen und zu optimieren. Mit der cloudbasierten Software können Flows aus einer Reihe von Vorlagen oder von Grund auf neu erstellt werden, ohne selbst Code schreiben zu müssen. Flows können dabei manuell ausgelöst werden, auf sogenannte «Trigger» reagieren oder auch einem definierten Zeitplan folgen.
So funktionieren Cloud Flows
Die Microsoft Power Automate Plattform bietet zwei Arten von Flows: Cloud Flows und Desktop Flows. In diesem Blog gehen wir etwas genauer auf die Cloud Flows ein.
Cloud Flows sind automatisierte Workflows, die in der Microsoft Cloud gehostet werden und Aktionen über mehrere cloudbasierte Anwendungen und Dienste hinweg ausführen können. Zum Beispiel kann ein Cloud Flow eine E-Mail senden, wenn eine neue Datei in OneDrive hochgeladen wird, oder einen Eintrag in einer Liste erstellen, wenn ein Umfrageformular ausgefüllt wird. Flows können aber auch manuell ausgeführt werden, beispielsweise um eine Besprechung aus einer Teams-Nachricht zu erstellen. Cloud Flows können über verschiedene Geräte hinweg genutzt und verwaltet werden. Zudem ist es möglich, erstellte Flows an andere Mitarbeitende freizugeben.
Drei Beispiele für Cloud Flows, die in Microsoft Power Automate mit kleinem bis mittlerem Aufwand erstellt werden können:
- Ein Flow, der einen bestimmten E-Mail-Anhang wie eine Bestellung im PDF Format erkennt und automatisch im richtigen Ordner ablegt.
- Ein Flow, der einen freien Termin mit einem Mitarbeitenden findet und diesen gleich erstellt.
- Ein Flow, der ein ankommendes Formular in einer E-Mail automatisch ausliest und einen Eintrag in einer Excel-Liste erstellt (siehe Abbildung)
Einfach zu erstellen, ein Flow, der ein ankommendes Formular in einer E-Mail automatisch ausliest und einen Eintrag in einer Excel-Liste erstellt.
Diese eher einfachen Prozesse sind jedoch erst der Anfang. Durch die komplexen Variablen und Bedingungen, welche in Flows definiert werden können, ist es sogar möglich, umfangreiche Geschäftsprozesse abzubilden. Dazu gehören beispielsweise Spesenanträge, ein Absenzenmanagement mit Abwesenheitskalender oder eine Mängelerfassung mit Foto, Formular und Genehmigung vom Verantwortlichen.
Microsoft Power Apps für eine verständliche und bedienerfreundliche Eingabe
Als Oberfläche für solche Workflows kann eine Power App dienen. Microsoft Power Apps sind Mobile- oder Web-Anwendungen, die ohne umfassende Programmierkenntnisse erstellt und angepasst werden können. Sie können als eigenständige Apps oder in Kombination mit Flows verwendet werden, um den Mitarbeitenden eine angenehmere Oberfläche für die Eingabe von Informationen zu bieten.
Für einen Prozess wie beispielsweise die Mängelerfassung arbeiten dann eine Power App auf einem Tablet, eine SharePoint Liste, eine SharePoint Dateiablage und ein Genehmigungsvorgang zusammen, um den Mitarbeitenden mit wenigen Klicks und Eingaben zu einer sauberen und vollständigen Erfassung zu verhelfen.
Die Möglichkeiten von Microsoft Power Automate scheinen beinahe unbegrenzt. Daher unterstützt Microsoft mit einer breiten Auswahl an Vorlagen, welche bereits vorgefertigte Flows enthalten und nur noch mit den gewünschten Inhalten und Tools verknüpft, oder für den gewünschten Zweck ergänzt werden müssen.
Und auch Microsoft Power Apps bietet eine breite Auswahl aus Vorlagen für nützliche Apps.
Als Anwender von Microsoft 365 hat man die kostenlosen Versionen von Power Automate und Power Apps bereits in den meisten Lizenzen enthalten. Legen Sie deshalb gleich los.
Sie interessieren sich für Microsoft Power Automate und möchten mehr über die Möglichkeiten und mögliche Flows erfahren? Wir beraten Sie gerne oder zeigen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden die Handhabung in einem individuellen Workshop. E: info@entec.ch | T: +41 44 800 80 00
