Die Kommunikations- und Kollaborationslösung Microsoft Teams bietet viele interessante Möglichkeiten und vielfältige Funktionen für Schweizer Unternehmen. Nachdem die Lösung im vergangenen Jahr extrem an Beliebtheit und teilweise an Notwendigkeit zugenommen hat, haben viele Unternehmen schnell auf die Lösung umgestellt. Dabei wurden aber leider teilweise wichtige Schritte vergessen, übersprungen oder es wurde ihnen zu wenig Beachtung geschenkt.
Wir haben Ihnen aus unseren langjährigen Erfahrungen mit Microsoft Teams Projekten die grössten Stolpersteine zusammengefasst, damit Sie mit heilen Knöcheln an Ihrem Ziel ankommen.
1. Hau-Ruck Aktionen vermeiden
Eine Umstellung auf Microsoft Teams ist keinesfalls nur ein einfaches Aufsetzen und Nutzer erstellen. Damit alles sauber aufgesetzt ist und später keine Komplikationen auftreten, ist eine detaillierte Planung und saubere Implementation erforderlich. Dazu gehören, neben den Punkten zwei bis sieben, die saubere Integration von Microsoft 365 Exchange, das individuelle Anpassen von Richtlinien, Auswählen von passenden Lizenzen, das Setzen sinnvoller Restriktionen und vieles mehr. Selbstverständlich unterstützen wir Sie bei all diesen Themen mit unserer langjährigen Erfahrung.
2. Saubere Berechtigungsstruktur und Malwareschutz
Damit Ihr Unternehmen optimal gegen jegliche Gefahren geschützt ist, Ihre Mitarbeitenden aber trotzdem alle ihre Aufgaben erfüllen können, ist ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept und ein intelligenter Schutz vor Cyberangriffen notwendig.
Je grösser das Unternehmen, desto wichtiger ist es, restriktive Berechtigungen zu setzen. Damit ist gemeint, dass jeder Mitarbeitende nur die Berechtigungen besitzt, welche sie oder er auch effektiv benötigt. Gerade, wenn Accounts «gephisht» werden, können Cyberkriminelle bei einem unzureichenden Berechtigungskonzept das gesamte Unternehmen lahmlegen.
Damit die «Human Firewall» so wenig wie möglich gereizt wird, wird empfohlen, einen intelligenten Malwareschutz zu beschaffen. Microsoft Defender & ATP bieten einen Rundumschutz für Microsoft 365 und die Endgeräte. Für mehr Informationen oder Unterstützung beim Berechtigungskonzept & Malwareschutz stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
3. Anbindungen an CRM, ERP, usw. über APIs und Schnittstellen prüfen
Falls Sie Microsoft Teams mit einer Drittanbietersoftware kombinieren möchten, ist es essenziell, vorher die Schnittstellen zu überprüfen. Einige Anbieter von beispielsweise ERP- oder CRM-Lösungen bieten Ihnen fixfertig entwickelte Schnittstellen an, andere Anbieter hingegen überlassen das Entwickeln von APIs den Kunden. Klären Sie also vorgängig mit Ihrem Softwareanbieter ab, ob bereits Schnittstellen existieren. Für einige SaaS-Drittanbieter gibt es sogar bereits fertige Apps in Teams. Diese können Sie dann direkt im Kanal als Registerkarte hinzufügen. Beispielweise bietet Luware mit Stratus Switchboard eine individualisierbare Telefonzentrale oder mit Luware Nimbus eine direkt integrierbare Kundenservice-Suite. Auch beliebte Tools wie z.b. Asana, Monday, Dropbox, Trello, Zendesk etc lassen sich praktisch via App einbinden.
4. Die richtigen Endgeräte finden
Die Arbeit mit Microsoft Teams & Co. über virtualisierte Arbeitsumgebungen wie VDI oder Citrix ist zwar möglich, in der Praxis aber nicht wirklich praktikabel. Microsoft Teams ist nicht wie ein Word oder ein Excel. Das Programm benötigt ausreichlich Ressourcen, um ohne Einschränkungen funktionieren zu können. Daher empfehlen wir, die Microsoft 365 Tools direkt auf den Endgeräten zu installieren. Die M365 Tools können so direkt auf die Ressourcen des Arbeitsgerätes zugreifen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Endgeräte genügend Leistung erbringen können. Oftmals auf schlechte Internetverbindung geschoben, können längere Ladezeiten auch mit zu wenig Prozessorleistung oder geringem RAM zu tun haben. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn Sie für ein gesamtes Team neue Endgeräte angeschafft haben, nur um zu merken, dass die Geräte 15 Sekunden benötigen, um einen Teams-Kanal zu öffnen. Prüfen Sie daher vor der Anschaffung die von Microsoft empfohlenen Spezifikationen für Endgeräte. Zudem sind Funktionen wie eine Kamera oder ein Touchscreen für Abteilungen wie den Verkauf oder das Projektmanagement längst keine nice-to-have Luxusfeatures mehr, sondern ein fester Bestandteil der modernen Arbeit.
5. Richtiges Konzept für vereinfachte mobile Arbeit im Unternehmen entwickeln
Wenn die richtigen Endgeräte evaluiert wurden, ist es notwendig, den richtigen Umgang mit den Geräten zu definieren. Gerade für eine geregelte Zusammenarbeit im Homeoffice müssen die Kommunikations- sowie die Kollaborationskanäle neu festgelegt werden, da Mitarbeitende sich nicht mehr physisch treffen können. Microsoft Teams verbindet alle Kommunikations- und Kollaborationstools von Microsoft 365 und stellt daher die ideale Plattform für eine Zentralisierung dar. Dabei bietet sich (auch für KMU) die Möglichkeit, die Festnetztelefonie in Microsoft Teams zu integrieren. So kann sowohl über das Microsoft Teams Desktop-App wie auch auf dem Smartphone mit der Unternehmensnummer telefoniert werden. Ihre Mitarbeitenden können so dasselbe Tool für die interne und externe Kommunikation nutzen, was nicht nur für Ihre Mitarbeitenden angenehmer ist, sondern auch Ihren Verwaltungsaufwand langfristig senkt.
6. Schulungen und Nutzungsanweisungen für Mitarbeitende klar definieren
Die Wichtigkeit von Schulungen und klaren Nutzungsanweisungen wird in Unternehmen oftmals unterschätzt. Dabei ist es wichtig, alle gleichermassen zu schulen – die Endnutzer wie auch die Power-User, die organisatorische oder IT-lastige Tasks übernehmen. Mit der Einführung eines neuen Kommunikationstools müssen oft auch interne Abläufe und Prozesse angepasst werden. Nebst der Handhabung des Tools sollten deswegen bei der Schulung auch die überarbeiteten Prozesse besprochen werden, um zu verhindern, dass die Tools falsch oder gar nicht benutzt werden. Und um Wildwuchs und Chaos zu verhindern. Schnell passiert es sonst, dass Mitarbeitende wahllos irgendwelche Teams erstellen und wichtige Dateien unstrukturiert irgendwo ablegen. Schlimmstenfalls werden danach diese Teams wieder gelöscht und wichtige Daten gehen verloren. Erstellen Sie daher als Erstes ein Konzept, wie Ihre Mitarbeitenden über Teams, Planner, OneDrive, OneNote und weitere Tools arbeiten sollen. Dieses Konzept soll nicht nur die Datenablage umfassen, sondern bestenfalls Details wie in welchem Fall die Chatfunktion oder die Anruffunktion bevorzugt werden soll. Gerne unterstützen wir Sie auch in diesem Bereich mit Beratung und Workshops für Power-User und Anwender.
7. Big Bang Umstellungen vermeiden mittels Pilotprojekt
Gerade bei Unternehmen mit 10+ Mitarbeitenden, empfehlen wir, die Tools vor einer kompletten Umstellung in einem Pilotprojekt zu evaluieren. So wissen Sie nicht nur, welche Lizenzen Sie effektiv benötigen, sondern können erste Erfahrungen mit den Tools sammeln und deren Anwendbarkeit auf das Unternehmen testen. Wählen Sie dabei möglichst unterschiedlich versierte Mitarbeitende aus, um die ganze Bandbreite ihres Unternehmens abzudecken. Mit dieser Pilotgruppe führen Sie dann einen Workshop durch, in welchem alle Möglichkeiten der neuen Tools präsentiert werden. Die Mitarbeitenden können so sehr gut einschätzen, welche Tools am besten für welche Arbeiten eingesetzt werden sollten. Regelmässige Besprechungen mit der Pilotgruppe liefern Ihnen viele neue Erkenntnisse und lassen Sie Schwierigkeiten frühzeitig erkennen.
8. Richtige Vorbereitung bei der Telefonintegration und gezieltes Nutzen von Drittanbietersoftware
Telefonie mit Microsoft Teams wird immer beliebter bei Schweizer KMUs. Für eine erfolgreiche Umstellung ist Vorbereitung das A und O. Diese Vorbereitung umfasst nicht nur die technische Vorbereitung, sondern auch organisatorische Anpassungen und Evaluierung der verschiedenen Lösungsansätze. Damit die Anrufe unterbruchfrei und ohne nerviges Stocken geführt werden können, gehören auch diverse Tests der Netzwerkinfrastruktur zur Vorbereitung. Dabei wird geprüft, ob das Netzwerk hohen Belastungen standhält und ob Ihre Mitarbeitenden über die notwendigen Bandbreiten verfügen. Sogenannte «Flaschenhälse» in der Netzwerkinfrastruktur können zu grossen Problemen und kostspieligen Umstrukturierungen führen, wenn diese zu spät bemerkt werden. Eine lückenlose WLAN Abdeckung sollte ebenfalls gewährleistet sein, sodass Ihre Mitarbeitenden auch bei Wechsel der Räume unterbruchfrei kommunizieren können.
Ihre Mitarbeitenden der Telefonzentrale oder des Kundendienstes sollen ebenfalls standortunabhängig arbeiten können? Auch sehr komplexe Telefonanlagen lassen sich mit der Integration von Drittanbietersoftware wie Luware in Teams realisieren. Mit Stratus Switchboard beispielsweise kann die Telefonzentrale mit umfangreichen Funktionen und einer intuitiven Benutzeroberfläche auch ohne Probleme im Homeoffice genutzt werden. Für den Kundendienst gibt es Luware Nimbus, was umfangreiche Kundenservice-Funktionen mit sich bringt. Erweiterte Routingoptionen sind ebenfalls möglich, sodass auch höchste Anforderungen an Callflows und Prozesse erfüllt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie auf unserer Website unter Teams Telefonie.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Evaluation und Implementation von Microsoft Teams und beraten Sie mit unserer langjährigen Erfahrung. Neben den oben genannten Punkten beraten wir Sie zu Fileserver und NAS-Ablösungen, Telefonie, Migrationskonzepten, Hybrid-Modellen, Arbeitsplatz- und Gerätemanagement und vieles mehr. Für Fragen stehe ich unter +41 (0)44 800 80 33 oder monty.frey@entec.ch gerne zur Verfügung.
